Необходимость в хранении большого количества документов обычно возникает в офисах, учебных заведениях, медицинских учреждениях и на административных объектах. Собственные архивы могут вести индивидуальные предприниматели, самозанятые, археологи, историки, антропологи. Независимо от целей хранение бумаг и документов требует соблюдения определенных правил, в противном случае они могут быть безвозвратно утрачены, а работа с ними будет отнимать много времени.
Требования к помещению
Помещение по возможности не должно находиться на минусовых уровнях (подвалы, полуподвалы), цоколях, чердаках или мансардах. Во-первых, в них сложно поддерживать постоянный уровень влажности, имеют место перепады температур. Во-вторых, они страдают в первую очередь при стихийных бедствиях – паводках, ураганах.
Общие требования к помещению:
- В нем должны поддерживаться постоянные показатели температуры в пределах +18 и +22 градусов, влажности около 55 %, обязательно наличие вентиляции;
- Оно должно быть защищено от проникновения дневного света и особенно прямых солнечных лучей. На окнах должны быть плотные шторы, жалюзи;
- В нем должно быть достаточно пространства для установки удобных стеллажных систем, бюро, органайзеров;
- Если необходимо сохранить конфиденциальность данных в документах, помещение должно быть защищено от несанкционированного проникновения.
Большое значение имеет меблировка и обустройство архива, от которого зависит удобство работы с информацией.
Мебель и инвентарь для хранения бумаг
Удобство доступа к каждому отдельному документу помогает обеспечивать вспомогательный инвентарь и мебель, а именно:
- Полиэтиленовые файлы и папки, органайзеры для них, дыроколы и скоросшиватели;
- Настенные и настольные газетницы, лотки, картонные коробки с закладками-ярлыками;
- Элементы каталогизации – ярлыки, стикеры, карточки, каталоги для быстрого поиска интересующих документов;
- Мебель – шкафы, бюро с выдвижными ящиками, стеллажные системы, столы, комоды.
Выбор зависит от форматов документов, их общих объемов. Это могут быть личные дела сотрудников, каталоги продукции, бумаги бухгалтерского учета, учебные пособия, результаты научной деятельности. При правильной каталогизации в бумагах всегда будет порядок, каждый отдельный документ легко будет найти по корневым номерам группы, кластера, папки, страницы.
Где временно держать архивы документов
Хранение бумаг иногда требует создания архивов в несколько этажей, и не всегда есть возможность сразу поместить в них всю документацию. В этом случае можно воспользоваться услугами склада временного хранения Амбар в Москве. Все ненужные документы, которые еще нельзя утилизировать, можно упаковать в коробки, запаять в пленку, опечатать и оставить у нас на любой срок. Наши плюсы:
- Сами упакуем, вывезем бумаги – есть транспорт любой вместимости, грузчики;
- Отапливаемый склад с постоянным уровнем влажности находится под круглосуточной охраной, видеонаблюдением;
- Можно удаленно через личный кабинет или по телефону запросить доставку любых грузов, размещенных на складе.
У нас есть все условия для хранения архивов (не работаем только с документами, представляющими государственную тайну). Получить больше информации можно у менеджеров компании по указанным на страницах сайта телефонным номерам.
