Хранение архива документов в Москве

Даже если вы бережно относитесь к документам, архивируете их и вовремя уничтожаете ненужные, то их объем все-таки накапливается. Несмотря на развитый электронный документооборот, некоторые бумаги нужно долго хранить в бумажном виде, чтобы, по необходимости, предоставить их государственным органам (путем сканирования или в оригинальном варианте).

В процессе переезда или при неподходящих условиях хранения важные документы могут быть повреждены или утрачены. Использование оборудованного склада — надежное решение для вашего бизнеса. Компания Амбар предлагает услуги по хранению документов в Москве и Московской области.

Когда требуется услуга хранение архива документов

Большое количество документов увеличивает площадь, необходимую для их размещения, обязывает сотрудников предприятия обеспечивать условия хранения (например, подходящую влажность), осуществлять систематизацию бумаг и быстрый доступ к ним. Это снижает производительность работников, вынуждая их, помимо основных дел, заниматься обслуживанием документации и организацией хранения.

Компания Амбар поможет вам высвободить рабочее пространство для решения важнейших задач, упорядочить хранение бумаг, предотвратить разглашение конфиденциальных данных. Возьмем на себя ответственность за сохранность архива, обеспечим для документов подходящие условия. Систематизируем документооборот по законодательству.

Где хранить архив

Конечно, можно разместить документы в офисе. Но, во-первых, это существенно сократит свободную площадь помещения, во-вторых — увеличит нагрузку на сотрудников, а в-третьих — потребует подходящих условий. Не исключено, что нарушение правил учета приведет к случайному уничтожению и порче документов.

Хранение архива в Москве на оборудованном складе позволит:

• сэкономить деньги на расширении площади офиса: аренда хранилища для бумаг обойдется намного дешевле;
• создать для документов подходящие условия: в складском помещении поддерживаются подходящие температура и влажность;
• обеспечить документации безопасность: боксы оборудованы системами пожаротушения и видеонаблюдения, на складе ведется круглосуточная охрана;
• снизить объем непрофильной работы на персонал: опытные сотрудники классифицируют, систематизируют, надежно упакуют документы в архивные короба, поверх которых нанесут штрих коды.

Возможность использования архива есть только у арендатора. Это обеспечивает сохранность и конфиденциальность сведений. Вы можете быть уверены, что третьи лица не получат доступ к информации, представляющей ценность.

Преимущества хранения документов на складе Амбар

Компания Амбар гарантирует надежное хранение документов по регламентам по нормативным правовым актам. С каждым клиентом заключается договор ответственного хранения, в котором прописываются права и обязанности сторон.

Мы предлагаем:

• удобное расположение склада;
• круглосуточный доступ к арендованному помещению для арендатора;
• помощь в архивировании;
• оплату только за фактический объем;
• соблюдение правил передачи, комплектования и размещения документов;
• возможность оцифровки данных и их долговременного хранения;
• выгодные тарифы;
• профессиональный сервис и комплекс дополнительных услуг.

Хранение документов на оборудованном складе позволит:

• освободить офисное пространство на 40%;
• снизить затраты на обслуживание архивного фонда на 70%;
• повысить продуктивность персонала на 20%;
• предотвратить утрату или повреждение документов.

Цены на хранение архива документов

Условия хранения архива

Временное размещение документов на современном складе в городе Москва — это выгодный формат для частных компаний или государственных учреждений, снижающий затраты на архивирование бумаг.

Сотрудники компании Амбар классифицируют документы по требованиям закона, аккуратно помещают их в специальные короба, поверх которых наносят штрих коды. Это позволяет систематизировать бумаги и быстро найти их по необходимости.

Мы практикуем индивидуальный подход. По желанию клиента — упаковываем документы при нем. Следим за безопасностью документации, обеспечиваем подходящие условия для ее хранения.

Все документы размещаем в охраняемых помещениях, защищенных от вредителей и грызунов. Пол имеет антипылевое покрытие. Осуществляется круглосуточное видеонаблюдение. Есть противопожарная система.

Как происходит прием документов на хранение

Этапы приема документов на внеофисное хранение:

1. Подготовка:
   • выезд специалиста компании;
   • оценка состояния и объема архива;
   • расчет стоимости услуги;
   • определение порядка дальнейших действий;
   • заключение договора ответственного хранения.
2. Доставка коробов для помещения документации.
3. Составление перечня (описи) бумаг.
4. Сдача документов в архив: их упаковка и доставка.
5. Систематизация, обработка и размещение бумаг.
6. По желанию заказчика или его представителя — опломбировка коробов.

Вы можете привезти документы самостоятельно или воспользоваться услугами компании Амбар.

Часто задаваемые вопросы