Обязательное архивирование документов в организации регламентировано федеральным законодательством РФ, которое должно соблюдаться всеми учреждениями, коммерческими компаниями, промышленными предприятиями. Нарушения этих требований могут повлечь административную или уголовную ответственность.
- Кому необходимо ведение архива документации
- Нормативно-правовая база
- Какие документы должны храниться в архиве
- Какие функции выполняют архивариусы
- Пошаговая инструкция создания архива с нуля
- Внедрение электронного архива
- Возможные последствия неправильного хранения документов
- Самостоятельное хранение архивных документов или аутсорсинг
Документы и личные дела можно хранить, как в бумажном виде, так и в электронном формате. Главное – соблюдать установленные правила, требования по защите персональных данных, правильно архивировать и вести учет информации. Для этого может потребоваться интеграция современных IT-систем или услуги аутсорсинга.
Кому необходимо ведение архива документации
Архивировать и хранить документы должны все компании, предприятия и организации, ведущие какой-либо документооборот. Это юридические лица и ИП, государственные или муниципальные учреждения. Архивация обязательна независимо от сферы деятельности, а для предприятий, лицензированных ФСБ, предусмотрены специальные требования по защите, доступу и порядку работы с информацией, представляющей государственную тайну.
Однако обустраивать отдельное специализированное помещение коммерческим предприятиям не обязательно. Временно (до 10 лет) бумаги могут храниться в структурных подразделениях, если же срок хранения больше, то их передают в районный государственный архив.
Нормативно-правовая база
Обязательное архивирование документов в организации регламентировано следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральный закон об архивном деле №125;
- Приказы Росархива №42, 77, 236, 237;
- Отдельный раздел Приказа Росархива №77 (для цифровых архивных файлов).
В этих документах четко определены и изложены правила архивирования документов, формирования номенклатуры дел, ведения архивов. Начать стоит с их детального изучения, так как нарушения или ошибки могут повлечь за собой крупные штрафы или даже запрет на деятельность.
Какие документы должны храниться в архиве
В соответствии с Приказом Росархива необходимо архивировать следующие виды документации:
- Бухгалтерскую – среди основных бумаг регистры учета, журналы операций, балансы и т.п.;
- Кассовую – счета-фактуры, чеки, товарно-транспортные накладные;
- Налоговую – накладные, отчеты, свидетельства о постановке на учет, декларации и другие;
- Кадровую – личные дела сотрудников, приказы и графики отпусков, трудовые книжки, заявления, акты и т.п.
На предприятии в бумажном виде должны сохраниться оригиналы или копии бумаг, которые подлежат утилизации (уничтожению) по истечении установленного срока хранения.
Сроки хранения
Сроки хранения архивных документов, включая электронные версии, зависят от их типа и содержания, и могут составлять от 1 до 75 лет. В частности:
- 1-3 года – свидетельства о постановке на учет в налоговой службе (или о снятии с него), правила внутреннего распорядка компании, графики отпусков;
- 5 лет – кассовые и бухгалтерские первичные документы, налоговые декларации, учет доходов и расходов;
- 45-75 лет – данные о ЧП на производствах, личные дела сотрудников, расчеты по страховым взносам, описи имущества;
- Постоянно (без срока давности) – устав предприятия, финансовая отчетность, документы о ликвидации.
К отдельной категории можно отнести бумаги «до востребования» или до «истечения срока надобности».
Какие функции выполняют архивариусы
Сотрудник, в чьи обязанности входит ведение бумаг, их правильная архивация, формирование дел, называется архивариусом. У него есть дополнительные функции, в числе которых организация обмена архивными бумагами с внешними структурами, их экспертная оценка, сверка, обеспечение навигации и отслеживание соблюдения существующих и новых правил, указов, постановлений.
Пошаговая инструкция создания архива с нуля
Организовать архив с нуля на любом предприятии можно в несколько шагов:
- Подготовка помещения с учетом требований к защите персональных данных;
- Подготовка документов – систематизирование по хронологии, типам, комплектация дел;
- Решение юридических вопросов – разработка положений о ведении архива документов в организации, приказы о назначениях, формирование структурных подразделений;
- Организация порядка учета и правильной работы архива, эффективного делопроизводства.
Рассмотрим более подробно каждый шаг и задачи, которые необходимо решить.
Подготовка помещения
Если принято решение строить архив с нуля и вести архивирование документов в организации, то в первую очередь необходимо подготовить помещение. Оно должно находиться в административном корпусе, не на подвальном, цокольном или чердачном уровне. В нем должны поддерживаться постоянные условия (температура, влажность), обязательно наличие вентиляции и искусственного освещения, запасного выхода, системы пожарной сигнализации.
В него не должны попадать прямые солнечные лучи, которые способны разрушать чернила и способствовать их быстрому выгоранию. Обязательно наличие систем ограничения доступа, стеллажей и других видов мебели.
Подготовка документов
Чтобы заархивировать документы, их нужно отсортировать и объединить в дела. В каждом из них должны находиться бумаги одного типа, отчетного периода, хронологического отрезка. Все листы нумеруются простым карандашом и сшиваются в картонные папки с обложками, которые маркируются соответствующим образом. Создание архивных кластеров помогает систематизировать большие объемы данных и облегчает навигацию в них в будущем.
Отдельно составляется опись, в которую вносятся номера дел, ячейки и сроки их хранения, подразделения, к которым они относятся. Дополнительная информация указывается в примечаниях.
Решение юридических вопросов
Чтобы организовать и правильно вести собственный архив, необходимо принять ряд решений, а именно:
- Разработать внутренний регламент, положение, регулирующее правила и внутренний порядок работы с архивом;
- Издать приказы о должностных назначениях – это могут быть отдельные кадры (архивариусы) или сотрудники по совместительству;
- При необходимости учредить отдельные структурные подразделения, которые будут отвечать за свою часть работы;
- Выпустить должностные инструкции, утвердить экспертную комиссию для работы с документами, а также график их сдачи в архив.
Следующим шагом останется организовать и проконтролировать эффективное функционирование системы.
Организация работы архива
На начальном этапе важно добиться слаженного взаимодействия всех структурных подразделений, сотрудников. Наиболее важно не допустить распространенных ошибок, в числе которых открытый доступ к персональной и коммерческой информации, уничтожение документации раньше отведенного срока хранения. Штрафы за подобные нарушения для предприятий могут достигать 50000 рублей.
Внедрение электронного архива
Законом предусмотрена возможность оцифровки документации для ведения архива в электронной форме. В новых правилах регламента требования к такому формату вынесены в отдельный раздел. Предусмотрено два варианта:
- Хранение в СХЭД – специальной системе, которая представляет собой комплекс защищенного программного обеспечения, взаимодействующего не только с компьютерным оборудованием предприятия, но и общими серверами, которые используются муниципальными, государственными учреждениями;
- На собственных серверах, жестких носителях – в таком формате можно хранить не все виды документов, а только секретные и не требующие поддержания юридической значимости.
Все файлы должны сопровождаться соответствующими электронными подписями, а также должна быть обеспечена их защита от доступа третьих лиц.
Пошаговая инструкция по созданию электронного архива
В первую очередь необходимо определиться со способом хранения данных. Исходя из этого, закупается соответствующее компьютерное оборудование и программное обеспечение. Серверная обустраивается в отдельном помещении с бесперебойным питанием, защитой от несанкционированного доступа. Ответственный работник составляет номенклатуру дел, проводит инвентаризацию и оцифровку бумажного архива. Для этого используют сканеры и другие технические средства.
У такого формата есть свои преимущества, а в частности это экономия свободного пространства, быстрый доступ к интересующей информации, возможность использования надежных средств шифрования и защиты.
Возможные последствия неправильного хранения документов
При нарушении правил архивации и хранения документов в первую очередь ответственное лицо рискует получить административные и другие взыскания. Помимо этого утрата важных данных чревата серьезными внутренними проблемами, связанными с невозможностью учета трудового стажа, технологических процессов, финансовых операций и других процессов.
Самостоятельное хранение архивных документов или аутсорсинг
Соблюдение правил архивации документов в организации требует определенной подготовки сотрудников, дополнительных расходов на оборудование, программное обеспечение, зарплаты персоналу. Проблему может решить услуга аутсорсинга, которую оказывают десятки компаний в Москве и других регионах России. От клиента требуется только подготовка документации, которая впоследствии вывозится и хранится соответствии со всеми требованиями действующего законодательства. Услуга схожа с ответственным складским хранением. Стоимость зависит от объемов документооборота и других объективных факторов.