Система управления складом WMS: что это и как помогает оптимизировать работу складов

Активный рост онлайн-продаж на современном рынке привел к росту объемов доставок, а также к увеличению скорости доставки. Как следствие – дефицит менеджмента и персонала на складах и необходимость автоматизировать управление логистикой и всеми остальными складскими процессами. И, следуя рыночному принципу о том, что спрос рождает предложение, появилась и очень быстр стала востребованной система WMS, способная своим комплексным подходом оптимизировать все процедуры и процессы на складах и повысить их эффективность, интернировавшись с другими инструментами – системами штрих-кодов и маркировки, логистическим ПО и пр.

В этой статье мы постараемся разобраться, что такое wms на складе простыми словами, какие задачи решает, в чем особенности и отличия, кому и зачем будет необходима и какие препятствия могут проявиться во время внедрения ее на предприятии.

Что такое WMS-система

Warehouse management system (WMS) в прямом переводе с английского языка означает «Система управления складом». Проще и короче объяснения, наверное, и не подберешь, но если давать более развернутое определение – то это комплекс программ, объединивший в себе управление и учет на складе, с помощью которых компания, автоматизировав все ежедневно происходящие на складе операции, может успешно ими управлять – от приемки товара у поставщика до передачи продукции службе доставки или конечному заказчику.

Подчеркнем, что управление складом совсем не то же самое, что складской учет. В то время как последний – это контроль остатков товаров и оформления соответствующих документов, управление складом – это руководство всеми складскими операциями и процессами в бизнесе, а также распоряжение ресурсами.

WMS и ERP – в чем отличия

Основное отличие этих IT-продуктов в том, что ERP занимается планированием ресурсов компании и помогает в работе с документацией, а WMS предназначена для оптимизации складских процессов и операций и направлена на решение технологических и информационных проблем. 

Отличаются они и по ряду других параметров:

1. Принцип работы. WMS работает в реальном времени, ERP отвечает за фиксацию данных и их анализ; 
2. Учет товаров. WMS берет в расчет вес, размер и другие физические характеристики, ERP смотрит на количество и цену;

3. WMS следит за работниками и движением грузов, ERP занимается документооборотом;
4. Анализ. WMS анализирует любые грузы, ERP ограничивается лишь схемами операций на складе;
5. Практическая деятельность. WMS занята оперативным реагированием на все происходящее на складе, ERP – планированием. 

Таким образом, ERP решает только задачи учета и планирования (этого хватает, чтобы работать только со стандартными операциями – приемкой, отгрузкой и др.). WMS же в свою очередь может помочь в решении более широкого круга проблем – постановка задач служащим, запрос данных о состоянии запасов на складских площадях и их пополнение, работа по комплектации заказов и т.п.

Объединение этих продуктов является наиболее эффективным вариантом работы предприятия.

В каких случаях внедрение системы управления складом – необходимость

Потребность внедрения технологий WMS возникает не сразу и не у всех компаний. Она нужна компаниям с большим ассортиментом продукции (больше 1000 наименований), с обширными складскими площадями (1000 кв. м. и более) или и с тем и другим.

Так, внедрить WMS может потребоваться фирмам, продающим строительные материалы, товары для ремонта, мебель, а также компаниям занимающимся сдачей в аренду больших производственных или торговых площадей и пр.

Прежде, чем внедрять ВМС на предприятии или производстве, должен быть разработан соответствующий проект, найдены решения насущных для компании вопросов, выбран тип программного продукта и пр.

Что входит в WMS-системы

ВМС-система интегрируется с программным обеспечением и оборудованием предприятия (компании, производства) и на этой основе выполняет свои рабочие функции.

Аппаратную часть включает в себя оргтехнику для штрих-кодов (сканеры, принтеры и пр.), сервера, передающие устройства, различные терминалы (сбор данных и т.п.), разные типы чипов (отслеживание товаров и пр.). В состав ПО входят программы для ввода сведений и их просмотра, базы данных продукции, обрабатывающие покупательские запросы утилиты.

Какие задачи оптимизирует ВМС-система управления

Главная задача WMS – автоматизировать складские операции, увеличив тем самым производительность компании, а значит и прибыль. 

Эта масштабная задача складывается из множества частей.

Приемка товара

Процесс приемки товара на склад выглядит следующим образом:

• выгрузка товара на склад поставщиком;
• проверка сопроводительных документов;
• сканирование штрих-кодов;
• сверка количества, веса и габаритов;
• проверка качества упаковки и наличия маркировки;
• размещение груза на складе. 

С помощью WMS-системы товар идентифицируется быстрее и точнее, снижается количество ошибок.

Товарный учет

С помощью ВМС сотрудники оперативно получают информацию о количестве продукции на складе, при этом процент неучтенных единиц практически нулевой. Благодаря этому, товар быстро распределяется и правильно хранится, а складские площади начинают использоваться более рационально, склад функционирует стабильно.

Размещение и оптимизация хранения

Система хранения товаров строится в зависимости от многих факторов – назначение груза, объем, работу погрузочной техники, поток и очередность поступления и отгрузки продукции и пр. WMS-система облегчает работу с таким объемом информации, благодаря адресному хранению товаров, учитывая степень загруженности складских площадей и расположение груза (зависит от необходимых условий хранения и уровня спроса на продукцию).

Комплектация и отгрузка товара

ВМС система автоматизирует выполнение заказов и комплектацию партий, автоматически размещает скомплектованные заказы в отдельных ячейках. Также улучшает процессы световой индикации ячеек, голосового управления и оптимизацию путей комплектации и размещения заказов.

При отгрузке товаров сотрудник склада сначала проверяет наличие продукции на складе, обрабатывает заявку заказчика и получает лист комплектации. После этого товарные единицы перемещают в зону комплектации, где производится сборка и упаковка заказа, тара маркируется и передается в зону отгрузки. Здесь уже оформляются все сопроводительные документы, заказ грузится в транспортное средство и отбывает со склада.

При внедренной системе управления складом (СУС) эти действия совершаются через терминал и выглядят как последовательные задачи. Каждое задание должно быть выполнено за определенное время, о чем оператор обязан отправить подтверждение. И так от задания к заданию, создается определенная очередь, операторы не мешают друг другу. Таким образом происходит автоматическое отслеживание комплектации, сборки и отправки заказа конечному клиенту.

Управление запасами

Благодаря современному программному обеспечению СУС может отражать запасы на складах в реальном времени, показывать их местонахождение, даже если товары в данный момент времени находятся в пути или на полках магазинов. Получая информацию в оперативном режиме, предприятия и торговые точки могут быстро и успешно корректировать свою работу и обеспечивать достаточное количество продукции для своих клиентов.

Кроме информирования партнеров о текущих запасах с помощью СУС можно составлять графики инвентаризаций, контролировать сроки годности продукции, планировать и контролировать пополнение запасов, при необходимости производить резервацию грузов, а также сигнализировать о том, что заказ выполнен или задерживается.

Управление складом

В процедуру управления складом входит целый комплекс операций:

1. Управление ячейками. История, ограничения на размещение, блокирование или резервирование ячеек;
2. Планирование операций. Выбор перевозчика, сроки действия (от начала до конца), контроль за актуальностью данных, распределение задач между сотрудниками; 

3. Упаковка. Процессы обеспечения наличия тары, планы утилизации отработанных ресурсов и материалов, определение способов учета товаров (единицы и пр.);
4. Контейнерная площадка. Информирование о лицензировании, патентах и пр., регулировка местоположения изделий (полка, контейнере, стеллаж, палета и т.д.), отслеживание перемещения грузов;
5. Административные функции. Ведение статистики и формирование отчетов, видеонаблюдение и визуализация склада, выставление счетов и сверка документов;
6. Оптимизация складских площадей. Автоматизация всех логистических процессов (отгрузка, погрузка, первичные документы, выявление пересортицы и т.д.)

Инвентаризация

Сам по себе процесс инвентаризации достаточно трудоемок и требует заполнения массы бумаг и документов – опись, первичные акты, бухгалтерские сверки, сличительные описи, закрывающие акты и т.д.

Итоговыми документами являются бухгалтерская ведомость и результаты инвентаризации по каждому изделию отдельно, а также приказ о взыскании ущерба с являющихся материально ответственными лиц, если ущерб выявлен и доказан.

Документооборот и отчетность

WMS-система интегрируется в систему ЭДО, при которой все сведения о продукции, запасах, остатках и т.п., помещены в специальный справочник. Благодаря такому решению все данные доступны для актуализации и составления отчетных документов, а также это способствует отсутствию лишнего захламления ячеек. Кроме того, есть возможность разных методов сортировки информации, в зависимости от вводимых характеристик. Таким образом становится доступным предоставление отчетов различных типов и форм.

Управление персоналом

Расчет количества сотрудников, общего или по специализации, производится в зависимости от количества операций, времени выполнения действий, времени отдыха в течение рабочего дня, отпусков, отгулов и больничных.

С помощью WMS можно сократить штат и, соответственно, расходы на его обучение и содержание. Сюда же относится разработка оптимальных путей и способов перемещения персонала по складу, процессы разбиения одной сложной задачи на несколько простых, слежение за статусом выполнения задач.

Аналитические задачи

WMS-система собирает информацию в режиме реального времени, сортирует ее. Эта ее способность помогает избежать большинства ошибок, совершаемых людьми при ручной обработке данных, и ускоряет все складские процессы. Также СУС интегрируется с различными аналитическими программами и инструментами, за счет чего отслеживаются важные для компании показатели:

1. Своевременность поставок и отгрузок.
2. Точные данные инвентаризации.
3. Расходы на распределение товаров.
4. Процентное соотношение выполненных и невыполненных заказов (коэффициент).
5. Средние сроки выполнения одной задачи и пр.
6. По результатам всех аналитических операций создаются визуальные отчеты.

Преимущества внедрения WMS-системы

Опыт внедрения WMS выявил несколько преимуществ системы управления складом.

Уменьшение сроков выполнения заданий

За счет оптимизации всех процессов и появления упорядоченной очереди заказов, их выполнение занимает гораздо меньше времени.

Экономия времени

Благодаря ускорению выполнения каждого заказа и автоматического заполнения документов, экономится общее время исполнения.

Экономия места

Автоматизация распределения грузов и исключение захламления склада лишними позициями позволяет экономить полезное место на складе.

Сокращение затрат

Уменьшается общий объем заработной платы, снижаются потери от пересортиц и просрочки сроков годности продукции, а также сокращаются расходы на содержание лишних складских площадей.

Снижение количества ошибок

За счет сокращения персонала большинство операций выполняется автоматически, а значит снижаются риски допущения ошибок из-за человеческого фактора.

Отсутствие некорректной информации в каталогах и базах данных

Информация в базу данных вносится автоматически, что снижает риск ошибок, как при ручной обработке.

Варианты комплектации WMS

Существует три варианта комплектации WMS. Каждый имеет свои особенности, плюсы и минусы.

Коробочные WMS-системы

Этот тип WMS имеет стандартный набор функций, работает на единой платформе (Windows и т.п.). В его стоимость включается установка системы и дополнительные места по количеству пользователей системы (определенное количество лицензий).

Пользоваться коробочным вариантом просто, дополнительное обучение не требуется, достаточно простой установки на головной компьютер внутренней локальной сети и настройки между обладающими лицензией пользователями.

Облачные WMS-системы

Другое название – адаптивные. Такой комплект может быть доработан в зависимости от нужд бизнеса.

Заказные WMS-системы

Такого типа решение рассчитано на бизнес с высоким товарооборотом и разнообразием ассортимента. Это вариант, который потребует дополнительных затрат на дополнительное оборудование и программы, в зависимости от потребностей и запросов бизнеса.

Как выбрать ВМС-систему

Перед окончательным выбором своего ВМС-решения, обратите внимание на следующие факторы и характеристики: 

1. Функционал. Набор функций каждого решения рассчитан, как правило, на определение вид и сферу деятельности. Поэтому для развития логистического направления лучше выбирать систему с расширенным набором функций;
2. Размер складских площадей. Чем большим складом владеет предприятие, тем больший функционал, особенно в области отслеживание процессов, требуется от СУС;
3. Нужды заказчиков. Первое на что обращают внимание ваши клиенты – это уровень сервиса, поэтому выбирайте такую конфигурацию системы, где этот фактор учитывается на должном уровне;
4. Цена. Финальная стоимость будет зависеть от количества функций системы, сложности ее настройки и количества потенциальных пользователей.

Порядок внедрения СУС на склад

Внедрение ВМС системы в складскую деятельность предприятия состоит из нескольких этапов:

1. Создается специальная рабочая группа, куда включаются и представители покупателя и лица, выступающие от лица поставщика;
2. Группе должны быть предоставлены сведения обо всех мощностях компании. Впоследствии они будут влиять на настройку системы и определение методики сбора информации;
3. Выяснение, какие потребности есть у компании относительно оборудования и ПО;
4. Установка и настройка программы с учетом всех имеющихся у рабочей группы сведений;
5. Тестовый запуск для проверки корректности совместимости и интегрированности с другими автоматизированными системами и программами;
6. Определение и фиксация недостатков работы СУС;
7. Работа по устранению неполадок и ошибок;
8. Обучение сотрудников, распределение рабочих мест в зависимости от степени освоения ПО.

Возможные сложности

В случае, если ваш выбор был сделан не в пользу готового решения «из коробки», то при внедрении вашего варианта СУС могут возникнуть некоторые нюансы и сложности:

1. Необходимость составления технического задания. Универсального набора функций не существует, поэтому в самом начале нужно составить максимально правильный перечень тех функций, которые вы хотите автоматизировать. На этом этапе руководство компании в сотрудничестве с созданной рабочей группой должна четко определить все особенности работы компании – от графика работы уборщиц до четкости логистических процессов; 
2. Тест. Без тестового запуска системы обойтись не получится, так как именно в этот момент ваши сотрудники поймут, как на практике работает система, как ее можно использовать и какие действия необходимо исполнять. Прислушивайтесь к своим служащим, они «свежим» взглядом могут увидеть упущенный вами недочет;
3. Стоимость. Четко рассчитайте свои финансовые возможности, чтобы результат усилий не разочаровал, не оправдав ваших ожиданий. При этом имейте в виду, что средняя окупаемость внедрения ВМС системы на предприятии окупается примерно за 2-3 года.