Как организовать переезд офиса и ничего не забыть: полный гайд

Переезд – это всегда достаточно долгое мероприятие, серьезная задача и трудоемкий процесс, будь то квартира, дом или офис. Нужна тщательная организация сборов и транспортировки, погрузки и разгрузки, расстановки мебели и установки оборудования на новом месте. И если переезд квартиры можно растянуть не несколько дней, то офис компании, как правило, требуется перевезти за минимальные сроки, чтобы это никак не могло отразиться на деятельности фирмы.

В этой статье мы расскажем вам как организовать переезд офиса, как правильно упаковать документы, мебель и технику, а также как выбрать грузчиков и мувинговую компанию.

Сложности самостоятельного офисного переезда

Руководство многих компаний считают сотрудничество со специализирующимися на переездах организациями дорогим удовольствием и предпочитают обходиться своими силами. Однако при таком решении возникают определенные трудности, а иногда и негативные последствия:

1. Самостоятельная упаковка всего набора закупочных материалов, а сотрудники не всегда четко представляют себе, что именно и в каком количестве может понадобиться;
2. Заказ транспортных средств без опыта в перевозке габаритных вещей (не разобранная мебель и пр.);
3. Необходимость оплаты дополнительных обязанностей по контролю за переездом выбранного служащего;
4. Найм дополнительного персонала для разборки и сборки предметов меблировки;
5. Найм профессиональных грузчиков (дополнительная статья расходов, опыт работников неизвестен);
6. Повреждение и ликвидация порчи имущества оплачиваются владельцем офиса.

Если вы все же решили организовывать переезд своего офиса самостоятельно, необходимо составить четкий план переезда, освободить дни переезда от важных встреч и переговоров, а также заранее оповестить о смене места нахождения офиса всех партнеров и клиентов.

Как подготовиться к офисному переезду

Любой переезд, в том числе и офисный, требует определенной подготовки. Начинать этот процесс следует заранее и состоит он, как правило, из нескольких этапов:

• Составление четкого подробного плана. Определение общего объема перевозки для грамотного выбора транспортного средства и количества требующейся рабочей силы – грузчики или мувинговая компания;
• Выявление возможности разбора мебели заранее;
• Правильная упаковка.

Заранее разработать детальный план

План переезда должен включать в себя:

• подсчет рабочих мест, предметов мебели и техники;
• расчет места для перевозки;
• определение местонахождения всей мебели и прочего в новом помещении в соответствии с местонахождением окон, розеток и т.д.;
• сроки переезда;
• перечень необходимых ресурсов, как материальных, так и человеческих;
• подробные инструкции к упаковке, сохранению информации, перезаключению договоров об аренде, услугам связи, подключению интернета и пр.

Выбрать компанию для перевозки

При выборе сотрудничества со сторонней организацией, необходимо уделить большое внимание выбору мувинговой компании, учитывая ее опыт работы на данном рынке, отзывы состоявшихся клиентов, регистрационные данные и наличие лицензий.

Назначить координаторов

Для того чтобы переезд прошел успешно и без потерь, нужно назначить ответственных координаторов, которые будут контролировать весь процесс от «А» до «Я», а также оперативно решать все возникающие вопросы и проблемы. В их число должны входить специалисты всех областей – по техническому оборудованию офиса, администрации, по коммуникациям и информационным технологиям и пр.

Продумать и наладить бесперебойную работу IT-систем

Чтобы обеспечить бесперебойную (по возможности) работу компании, при переезде необходимо обеспечить беспрерывное функционирование IT-систем. Наличие связи в современном мире очень важно, чтобы исключить возможность потери важной информации.

Заранее подготовить новое офисное помещение

Быстрый и результативный переезд возможен только в том случае, если новое помещение уже полностью готово к размещению в нем мебели, технического оборудования и нужного количества служащих компании. Для скорейшей адаптации персонала к новым рабочим местам, у руководства фирмы должен быть на руках точный план размещения, продуманы все удобства для сотрудников, обеспечены условия комфортной работы.

Процесс офисного переезда: как его пережить без потерь

Чтобы вовремя переехать из одного офисного помещения в другое и максимально избежать потерь, нужно все делать последовательно и поэтапно.

Инвентаризация имущества

Прежде чем начинать собирать вещи, упаковывать документы и разбирать мебель, нужно провести тщательную инвентаризацию всего имущества, техники и т.п., которые должно быть перевезено на новое место работы компании. Процесс это трудоемкий и включает в себя:

1. Осмотр всех предметов;
2. Их маркировку;
3. Подбор упаковочных материалов;
4. Определение предварительного порядка упаковки и погрузки.

Упаковка и маркировка мебели, техники и прочего имущества

Несложный алгоритм действий может снизить риски повреждения вещей в процессе переезда:

1. Приобретение всех необходимых упаковочных материалов;
2. Отключение офисной техники от электрической сети;
3. Все съемные элементы (мониторы, шнуры, провода и пр.) тщательно упаковывается в пузырчатую пленку;
4. Все предварительно обернутые в пленку детали аккуратно размещаются в картонные коробки, обматываются скотчем и маркируются. В кузове грузовика таре должна быть обеспечена неподвижность и отсутствие соседства с тяжелыми предметами;
5. Если нужно перевезти живые растения, то их упаковка должна быть открытой. В транспорте крепить ее следует внутри автомобильного салона.

Разобрать и упаковать документы

Документы и личные вещи сотрудников подлежат размещению в картонных коробках. Бумаги, документы, папки и другие канцелярские принадлежности упаковываются сначала в защитную пленку и только потом могут быть помещены в общую тару. Коробки, готовые к транспортировке, обязательно должны быть промаркированы. Это облегчит и ускорит процесс их разбора и размещения в новом офисе.

Правильная перевозка офисной мебели и оборудования

При перевозке мебели и оборудования также стоит соблюдать определенные правила.

При разборке шкафов, стульев и других предметов меблировки, действовать нужно осторожно и внимательно, чтобы вся фурнитура и мелкие детали переехали на новое место жительства в целости и сохранности. Разобранная мебель и офисное оборудование должно быть грамотно упаковано с помощью оберточной бумаги, защитной пленки и картонных коробок подходящего размера. Все пустоты в таре заполняются специальным наполнителем или поролоном, чтобы избежать риска повредить ценную мебель и технику.

Полезные советы и рекомендации

И напоследок – еще несколько советов и лайфхаков вам в помощь:

• Перед упаковкой документы нужно рассортировать;
• Для защиты ценных бумаг от грязи и влаги, коробки с документами оберните прозрачной пленкой и закрепите скотчем;
• Не принимайте работу у муверов и не подписывайте никаких актов до того, как весь груз не будет выгружен и сверен по наличию;
• При выборе мувинговой компании тщательно изучите рынок;
• Если переезд может состояться за одни сутки, то лучше  запланировать его на выходной день;
• Удобно будет совместить инвентаризацию с переездом, в другое время вы вряд ли решитесь так тщательно перебрать все, что находится в офисе;
• Не экономьте на материалах для упаковки – от этого напрямую зависит сохранность вашего имущества;
• Создайте отдельный чат для всех сотрудников для лучшей координации между ними во время переезда.