Современный человек без документов, как без рук. Они подтверждают вашу личность, права, образование, собственность и многое другое. Хранить все бумаги нужно правильно, организованно и удобно. В статье мы расскажем, как как хранить документы дома в порядке, какие современные системы хранения существуют.
Как организовать хранение документов
Первый шаг к организации – сортировка. Вам нужно разделить документы на несколько категорий:
- личные – паспорт, свидетельство о рождении, водительское удостоверение и т.д.;
- семейные – свидетельство о браке, о рождении детей, договоры на жилье;
- рабочие – дипломы, сертификаты, контракты;
- финансовые – кредитные договоры, выписки из банка, налоговые декларации, чеки, счета;
- медицинские – полис ОМС, рецепты, справки, обследования;
- другие – гарантийные талоны, инструкции, руководства, журналы, письма и т.д.
Каждую категорию надо хранить отдельно, в специальных папках, файловых ящиках, конвертах или пакетах. На каждой единице хранения указать название категории. Так вы сможете легко найти нужный документ, когда он понадобится.
Если бумаг не очень много, целесообразно упорядочить их на три большие общие группы по частоте использования:
- Текущие. Квитанции ЖКХ, заметки и наспех записанные номера телефонов, которые всегда теряются, если их сразу не положить в определенное место.
- Базовые. Эти документы достаются время от времени: паспорта, сертификаты, дипломы, медицинские карты, трудовая книжка.
- Архивные. Здесь хранятся документы на квартиру, автомобиль (ПТС), договоры с банком.
Расхламляем завалы бумаг
Прежде чем определиться с подходящим методом организации хранения, отсортируйте нужное от ненужного. Сортировка необходима для того, чтобы отделить бумаги с просроченным сроком действия.
Некоторые складируют и берегут каждую бумажку, попадающую к ним в руки, включая чеки из магазина и оплаченные квитанции. Это в некотором роде похвальное стремление, но у него есть обратная сторона: бумажный архив увеличивается до огромных размеров, а на поиск нужного документа уходит уйма времени.
Что точно вам больше никогда не понадобится? Конечно, чеки из магазинов, если вы уже съели продукты и не собираетесь возвращать одежду, другие покупки, а с удовольствием пользуетесь ими. Многие люди хранят какое-то время чеки, чтобы потом внести суммы расходов в таблицу домашней бухгалтерии. Ок, но после этого их место в мусорке.
Можно смело выбрасывать чеки и паспорта на бытовую технику, если у вас ее уже нет. Хранить ли квитанции на оплату коммунальных услуг – спорный вопрос. Более молодое поколение оплачивает ЖКХ в приложении на телефоне, и квитанции не нужны не только для хранения, но даже и для самой оплаты. Однако можно складывать их в отдельную папку и хранить года 3.
Срок действия разных бумаг – от месяца до бесконечности, поэтому имеет смысл расхламить запасы, чтобы избавиться от бесполезного груза. Постоянно (пока актуальны) хранятся:
- документы на недвижимость, автомобиль (пока вы владелец);
- аттестаты об образовании, дипломы, трудовые книжки, пенсионные удостоверения;
- свидетельства о браке и рождении;
- доверенности, завещания;
- выписки и справки из больницы, результаты обследований, корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, – их сберегают 2 года.
Чеки на большие покупки актуальны в течение срока, указанного в гарантийном талоне, обычно это год.
Идеи для организации хранения
Если у вас много бумаг, и вы хотите сэкономить место в квартире, узнайте об интересных лайфхаках, как удобно хранить документы дома.
Органайзеры
Купите вертикальные органайзеры, чтобы эргономично разместить документы на полке. Вы используете пространство по максимуму, сделаете важные бумаги легко доступными и видимыми. Подставки-органайзеры – эстетичный и хороший способ сортировки важных бумаг.
Газетницы
Стильную сетчатую газетницу можно повесить в прихожей и складывать в ее отсеки квитанции и счета, письма, которые бросают в ваш почтовый ящик. Через ячейки отлично видно, что лежит в каждом кармашке.
Стикеры и маркеры
Практикуйте цветовую кодировку, стикеры, маркеры или ярлыки, чтобы обозначить разные категории. Вы быстро определите, к какой группе относится тот или иной документ, добавите немного цвета и настроения в вашу картотеку.
Конверты и папки
Приобретите красивые пластиковые или бумажные конверты, пакеты или папки, чтобы защитить документы от пыли, влаги, загибов. Таким образом вы продлите срок их службы и сможете удобно переносить их при необходимости.
Пожалуй, самый бюджетный вариант хранения бумаг – обычная пластиковая папка с кнопкой. Наклейте на такие папки яркие стикеры с категорией документов. Это очень удобно.
Коробка с файлами
В магазинах можно приобрести красивые современные коробки, которые можно снабдить разделителями, цветными ярлыками. Они могут стоять на стеллаже и украшать его. Конечно, самые важные документы открыто хранить нельзя.
Бюро
Ретро-бюро – это уже мебель и довольно объемная. Бюро можно до сих пор встретить в архивах и библиотеках. Если у вас дома хранится очень много бумаг или вы работаете на дому в своем кабинете, вам без бюро не обойтись. Множество маленьких ящичков позволят рассортировать все бумаги.
Мини-комод
Для того чтобы хранить необходимые документы, можно использовать настольные мини-комоды. Этот вариант подходит для тех, кто любит закрытое хранение и аккуратную организацию пространства.
Стеллажи
У вас много важных бумаг, которые не помещаются ни в папку, ни в коробку? Тогда, возможно, лучше обзавестись отдельным стеллажом или шкафом-секретером для их хранения.
Пегборды
Перфорированная доска — это современный и функциональный элемент интерьера. Он также может быть полезен для хранения документов: достаточно добавить к нему подходящие крепления и зажимы. Тем, кто хочет видеть все перед глазами, можно повесить пегборд на стену. А если вы предпочитаете скрывать бумаги от чужих взглядов и детских шалостей, можно установить доску-органайзер на внутреннюю сторону двери шкафа.
Какие правила нужно соблюдать при хранении документов
Для того чтобы хранение документов дома было не только удобным, но и безопасным, соблюдайте определенные правила. Храните бумаги в сухом, темном и прохладном месте, подальше от источников тепла, света, влаги и магнитных полей. Это предотвратит выцветание, пожелтение, деформацию или размагничивание.
Держите важные и ценные документы в закрытом и надежном месте, например, в сейфе, глубоко в шкафу, в ящике стола с замочком. Необходимо защитить их от посторонних глаз, детей или животных.
Сделайте электронные копии главных документов (удостоверение личности, права, документы на квартиру, машину), а также тех, которые вы не часто используете или которые не требуют оригинала. Сохраняйте их на компьютере, флешке, облачном сервисе или в электронной почте. Так вы сможете защитить оригиналы от потери, повреждения или кражи, а также получить доступ к ним в любое время и с любого устройства.
Регулярно проверяйте актуальность счетов, квитанций, договоров, избавляйтесь от устаревших. Делайте копии важных документов и храните их в разных местах. Возьмите себе за правило один раз в год проводить «чистку», что поможет избежать накопления ненужных бумаг. Если документы будут в полном порядке, вы избежите проблем с властями, банками, работодателями и другими организациями.
Мы рассказали, как правильно хранить документы дома. Это несложный, но важный процесс, который требует внимания, организации и дисциплины. Если вы будете следовать нашим советам по наведению порядка в своих документах, сделаете их доступными, защищенными и актуальными. Так вы сможете сэкономить свое время, деньги и нервы, а также повысить уровень комфорта и безопасности.
А если у вас возникнет необходимость временного хранения ваших вещей вне вашего дома в Москве, компания «Амбар» с удовольствием предоставит свой склад с чистыми охраняемыми боксами. За небольшую плату вы сможете сдать нам на хранение временно ненужную мебель и другие вещи.
