В течение жизни у каждого человека, так или иначе, копятся бумаги, которые нужно сохранять – документы об образовании, многочисленные свидетельства, рабочие материалы и проекты и многое другое. Большинство людей даже не задумываются, как организовать хранение документов дома, складывая их стопкой или в отдельную коробку. А тем временем есть много способов создать свою систему хранения документов дома.
В этой статье мы постарались рассказать, как хранить домашние документы так, чтобы они не повредились, не были испорчены или потеряны, и при этом их легко было бы отыскать в нужный момент времени.
С чего начать? С наведения порядка!
Для начала нужно вынуть все документы и разобраться, все ли они до сих пор актуальны. Для этого предпринимается несколько простых шагов:
- Перебираем все имеющееся;
- Выбрасываем все, что устарело;
- Рассортировываем и систематизируем все, что осталось;
Почему важно поддерживать порядок?
Несмотря на то, что электронный документооборот прочно вошел в жизнь современного человека, есть еще немало документов, которые может потребоваться предъявить в бумажном виде – это и паспорта, и медицинские справки и многое другое.
Чтобы бумаги не потеряли опрятный вид или не затерялись в бумажных завалах, нужно организовать их правильное хранение. Кроме того, в документах может содержаться информация, не предназначенная для чужих глаз. А уж если в доме есть маленькие дети, то документы и вовсе лучше убрать в такое место, где любопытное чадо точно не смогло бы до них добраться. Да и найти нужное получится гораздо быстрее, если хранить документы дома в порядке, когда все лежит на своих местах.
Для начала сортируем документы
Сортировка документов не требует освоения особых технологий, это простой и понятный каждой хозяйке процесс:
- Что нужно выбросить – старые гарантийные талоны, чеки на медицинские и юридические услуги (старше 3 лет), квитанции на оплату «коммуналки» (старше 5 лет).
- Документы с еще не истекшим сроком действия.
- Семейные бумаги – паспорта, свидетельства о рождении, завещания, аттестаты и дипломы, свидетельства о праве собственности.
Систематизация всех документов
Рассортировать и систематизировать документы для последующего хранения можно по-разному:
- Где применяются – медицинские документы, документы на собственность, личные удостоверения.
- По членам семьи – отдельно раскладываются документы мамы, папы, бабушки, дедушки, детей (можно каждого ребенка отдельно).
- По частоте использования.
Такой способ систематизации несколько сложнее предыдущих, так как подразумевает несколько подпунктов:
- «вечные» – инструкции приборов, паспорта, документы о собственности;
- «основные» – права, трудовые книжки;
- «текущие» – пропуска, свежие квитанции.
Помните, какие бы способы хранения вы ни выбрали, отделите друг от друга личные и рабочие документы.
Где и как хранить документы дома? Сейчас расскажем!
Чаще всего, если возникает необходимость хранить дома какие-то документы (паспорта, бумаги о собственности, договора и пр.), хозяева раскладывают их по папкам и стопки бесконтрольно лежат в ящиках стола или на полке шкафа (коробки из-под обуви, антресоли и т.д.). Способ, конечно, простой, но очень неудобный, в поисках нужного документа приходится перебирать все, что накопилось.
Для того чтобы нужные бумаги находились легко и быстро, нужно их рассортировать (договора к договорам, чек к чекам, фотографии к фотографиям), а затем придумать для каждой категории свое место. Перечислим несколько идей и оригинальных решений, которые могут помочь вам справиться с этой задачей.
Различные органайзеры
Даже если дома у вас не очень много документов, хранить их просто сложенными в стопки неудобно, каждый раз приходится перебирать все, чтобы найти нужное. Исправить ситуацию помогут:
- папки органайзеры;
- настенная доска (может быть магнитной) с несколькими ящичками, кармашками и ячейками;
- подвесная корзина с несколькими промаркированными отделениями.
При желании такие органайзеры можно оформить как аксессуар мебельного декора.
Подставки для журналов
Хороший способ хранить нужные документы. Так, они всегда будут находиться в одном месте и под рукой. Если документов много, то подставки легко разместятся и на полках, и в шкафах.
Лотки для хранения корреспонденции
Отлично подойдут для хранения бумаг и лотки для корреспонденции, подобные тем, что используются в офисах компаний или школьных классах. Компактность таких органайзеров делает удобной их расстановку в стеллажах, на открытых полках или в закрытых шкафах.
Газетницы
Несколько разновидностей газетниц (напольных, настольных или даже настенных) помогут сохранить ваши документы в порядке. При этом те, что используются чаще других, кладут на виду, а менее востребованные – в дальние отделения. Чтобы можно было быстро отыскать нужное, промаркируйте разделы маркерами.
Ящики для хранения бумаг и документов
Один из самых популярных вариантов хранения документации – в ящиках. Они бывают разных типов, формы и цвета – встроенные и выдвижные, закрытые и без крышки, большие и маленькие, пластиковые, картонные или деревянные. Преимуществом такого хранилища является его универсальность и возможность организации даже при очень небольших финансовых затратах. Для удобства использования ящики (если они отдельно стоящие) можно снабдить разделителями. А чтобы сэкономить место, заполненные документами ящики можно составить друг на друга.
Настольные мини-комоды
Те, кто предпочитает избегать открытого хранения документов, могут делать это с помощью мини-комодов. Модель небольшого шкафчика-бюро с выдвижными ящиками удобно встанет на столе, заменив им часть лотков для бумаг.
Коробки с файлами
Еще один популярный метод хранения документов, столь распространенный по той же причине – универсальность и экономичность. Тара может быть картонной или пластиковой. Последняя хотя и тяжелее, но прослужит гораздо дольше.
Для более рационального использования пространства, документы в коробках лучше размещать стоя – и войдет больше, и верхние папки не будут давить на нижние.
Стеллаж
Если документов накопилось много, а органайзеры, ящики и коробки уже не справляются с нагрузкой, придется выделить для хранения документации отдельный стеллаж, а освободившейся таре найдется другое полезное применение – послужит качественными разделителями.
Специальное бюро для бумаг
Винтажное бюро для бумаг вместит все важные бумаги, а элегантный интерьер одобрит дожу опытный дизайнер.
Сейфы для ценных и важных бумаг
В том случае, если хранящиеся у вас в доме документы имеют материальную ценность или несут в себе коммерческую тайну, то без надежного взломостойкого сейфа вам не обойтись. Такие несгораемые шкафы, конечно, достаточно дороги и весят немало, но за счет больших внутренних объемов разместят в себе большое количество документов.
В сейфе вы убережете документы не только от ненужного внимания конкурентов, но и от неуемного детского любопытства и творчества.
Подвесное хранение на пегборде
Пегборды (перфорированная панель) давно стали трендом, активно используемым и в офисных помещениях, и в дизайне жилых квартир и домов. Поэтому решение организовать с их помощью хранение бумаг будет удачным. Дополнительно понадобятся лишь зажимы и держатели.
Тележка
Несколько неожиданным может оказаться решение хранить документы подобным образом, зато оно понравится любителям мобильной обстановки.
А как насчет документов в электронном виде?
Все официальные документы и другие важные бумаги (кроме антикварных — требуют специального подхода и техники) можно отсканировать и хранить сразу в трех местах (электронных блоках):
- в компьютере:
- на флешке;
- в «облаке» Google или Яндекса.
Заключение
Мы рассказали о том, как грамотно и правильно навести порядок в документах, как их уберечь от порчи или утери, перечислили советы, идеи и лайфхаки, которые можно применить для хранения важных и не очень документов в домашних условиях. Надеемся теперь ваш кабинет станет удобной рабочей зоной, а не захламленным лишними бумагами и мебелью бесполезной комнатой. А если нужно разгрузить рабочее пространство от редко используемых бумаг — всегда можно сдать документы на склад. В специально оборудованных помещениях они точно не потеряются, не промокнут и не будут испорчены.
