В соответствии с действующим законодательством документы налогового, бухгалтерского или кадрового учета, вышедшие из делопроизводства, должны направляться в архивы для временного или постоянного хранения. Его срок составляет от одного года до семидесяти пяти лет, без ограничения срока или до востребования.
Временное хранение документов требует соблюдения ряда требований, которые касаются обустройства помещения – архива. В первую очередь они касаются ограничения доступа (конфиденциальности данных) и сохранности. Причем речь идет, как о бумажных, так и об электронных носителях информации. Разберемся в деталях, способах организации архивов и аутсорсинга задач.
От чего зависят сроки хранения документов
Они определяются Федеральным Законом №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В соответствии с ними установлены следующие сроки временного хранения архивных документов в зависимости от их типов:
- Свидетельства о постановке на налоговый учет, правила внутреннего трудового распорядка – 1 год;
- Первичная бухгалтерская и налоговая документация, фактуры, авансовые отчеты, графики отпусков – 3-5 лет;
- Расчеты по страховым взносам (пенсионный фонд), свидетельства о несчастных случаях на производстве, трудовые книжки и личные дела – 50-75 лет;
- Штатное расписание и уставные документы, финансовая отчетность – постоянно, без ограничения срока;
- Личные документы сотрудников, дипломы, аттестаты, свидетельства – до востребования.
Теперь рассмотрим общие правила обустройства архивов, принципы работы с ними.
Общие правила организации временного хранения документов
В первую очередь в помещение должен быть ограничен доступ – они не должны быть доступны широкому кругу лиц, а лишь тем, кто ответственен за хранение. В архиве должны поддерживаться постоянная температура в пределах +17 и +22 градусов, уровень влажности около 55-60 %, без попадания прямых солнечных лучей. Допускается использование шкафов, сейфов, бюро и стеллажей для размещения папок, коробок. Обязательное условие – наличие противопожарной сигнализации и системы пожаротушения, вентиляции.
Организация электронных архивов
Для хранения документов в электронном виде можно использовать СХЭД (систему хранения электронных данных) или физические носители – флеш-накопители, компактные и жесткие диски всех типов. В этом случае раз в пять лет проводится обязательная проверка сохранности данных. Целесообразной мерой будет создание резервных копий наиболее важных документов. Они могут храниться, как в собственных серверных, так и на удаленных серверах компаний посредников.
Можно ли сдавать бумаги в общие архивы или на склады
Такая возможность есть – документы, не представляющие государственную тайну, могут храниться на любых складах, соответствующих требованиям действующего законодательства. В Москве арендовать площади для временного хранения можно в компании «Амбар». Перед сдачей на современный, охраняемый склад с постоянной температурой, влажностью, круглосуточным видеонаблюдением необходимо провести систематизацию, упаковку, нанести маркировку и приложить к коробкам описи, чтобы в нужный момент быстро получить доступ к нужным бумагам или электронным физическим носителям.
По вопросам обслуживания обращайтесь к нашим менеджерам по телефону или через форму обратной связи на страницах сайта.
