Все организации обязаны хранить документы, которые подтверждают производственные, административные, организационные решения руководства. В зависимости от вида, важности и формы собственности компании, сроки хранения документов отличаются.
Документы постоянного хранения
Деловые бумаги, которые подтверждают деятельность компании, имеют определенный срок хранения — временный, долговременный и постоянный.
Документы, которые относятся к категории долгосрочного хранения, необходимо хранить в компании более 10 лет.
К документам долговременного хранения относят:
- кадровую документацию с обычной или электронной подписью— трудовые договоры, штатное расписание, личные карточки и дела сотрудников с персональной информацией, табели учета рабочего времени на вредном производстве , приказы по личному составу хранят 50 и 75 лет;
- о государственной регистрации или прекращении деятельности компании;
- документация по сертификации;
- о защите информации на предприятии;
- списки по резервному копированию информации.
- технико-экономический паспорт предприятия.
До истечения сроков хранения работодатель обязан обеспечить целостность и сохранность документации, организовать ее хранение в архиве или цифровом виде. Для документов с неограниченным сроком хранения или содержащих конфиденциальную информацию следует оборудовать несгораемый шкаф с ограниченным доступом для сотрудников.
Архивное хранение документов
Документы долговременного хранения сдают в архив после 1-3 лет оперативного хранения. При передаче в архив документацию подшивают в папки, которые называются дела. В каждой папке могут находиться документы одного вида, должен быть проставлен уникальный регистрационный номер из цифр и букв, который соответствует номенклатуре дел, утвержденной на предприятии.
Места хранения архивных документов устанавливает локальный регламент, утвержденный руководителем.
Правила сохранности и порядок работы с электронными архивными документами регламентируют «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах и организациях», которые Росархив утвердил приказом №77 от 31.07. 2023 г. Второй регламентирующий документ — приказ Росархива №69 от 15.06.2020 г.
Правила архивного хранения
Согласно Приказу Росархива №77, документы временного и длительного сроков следует хранить отдельно в архиве или системе хранения электронных документов.
В новых правила подробно описаны требования к:
- обеспечению сохранности документации;
- разграничению прав доступа с учетом юридической значимости документа;
- правилам приема, передачи, выдачи документов;
- использованию документов и электронной подписи.
СХЭД — система для хранения документов длительных сроков строится по правилам архивного дела.
Особенности хранения электронных документов
Хранение документов в электронном виде должно соответствовать Правилам и ГОСТам:
- электронные документы в архиве хранят в двух экземплярах на разных носителях или в разных местах;
- формат хранения электронной документации — PDF/A-1;
- защиту от повреждений, утраты, искажения, незаконного копирования обеспечивает работодатель;
- при наличии электронных документов в организации обязательно должны быть средства для чтения, копирования документации.
Раз в 5 лет нужно проверять читаемость документов, перезаписывать документацию на новые носители при необходимости.
Ошибки при организации долговременного хранения документов
Одна из самых распространенных ошибок — несоблюдение сроков хранения, которые установлены Перечнем. Руководство предприятия не имеет право самостоятельно уменьшать сроки хранения документации. Их можно увеличить, если есть обоснованная производственная необходимость.
Вторая ошибка — изъятие подшитого в дело документа для выдачи. Так делать нельзя. Если потребовался подшитый документ, исполнителю на руки выдают все дело.
Уставные, регистрационные и некоторые другие виды документов следует хранить на предприятии только в оригинале. Если подлинник утерян или поврежден, нельзя просто заменить оригинал копией, необходимо обязательно составить акт.
За нарушение правил архивного хранения документации законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц и организации.
Организовать правильное долговременное хранение документов непросто, особенно начинающим руководителям. В Москве и других крупных городах работают организации, которые помогают создать эффективную систему хранения, избежать ошибок.
Правильная организация долговременного хранения документов позволяет избежать повреждения и утраты важной документации. Порядок архивного хранения следует разработать с учетом специфики организационной деятельности предприятия, утвердить локальными нормативными актами. В каждой компании он свой – все зависит от видов деятельности, оборотов и объема документов, подлежащих передаче на архивное хранение.
Складской комплекс «Амбар» предлагает услуги по хранению документов. В течение года у каждой компании накапливаются огромные архивы. Но, если у средних и крупных компаний есть помещения, где все это можно хранить, то ИП и мелким компаниям такой возможности нет. В этом случае пригодится «Амбар». Мы возьмем вашу документацию на архивное хранение.
